Il tuo gestionale è ancora adatto alla tua azienda?

Inizia un nuovo anno di attività.
Siete sicuri di essere pronti per affrontare le sfide del 2020?

I clienti sono sempre più esigenti e la concorrenza agguerrita, la partita si gioca spesso sull’attenzione ai dettagli: essere rapidi con i clienti e avere sempre il polso della situazione della propria azienda è essenziale.

La tecnologia oggi è in grado di dare un grosso aiuto in termini di ottimizzazione e controllo delle attività. Ne abbiamo parlato con gli esperti di CSD Emilia, la software house che ha realizzato, tra le altre cose, eService 4.0, un gestionale dedicato proprio alle aziende che operano nel mondo dei carrelli elevatori e della logistica.

Con il loro aiuto abbiamo stilato un elenco che vi può essere utile: sono 5 campanelli d’allarme che vi fanno capire che il gestionale che state usando non è più adatto alle vostre necessità.

Se qualcuno di questi punti vi suona familiare è meglio correre ai ripari, molto probabilmente state disperdendo risorse inutilmente, perdendo competitività e opportunità con i clienti.

Ma veniamo subito ai 5 punti:

1- Reperire dati sull’andamento della vostra azienda e sulle attività in corso non è un’operazione immediata.

L’andamento della vostra azienda dovrebbe potervi essere chiaro sempre, in ogni momento: quanti clienti state seguendo, a che punto sono i lavori, lo stato del magazzino, se ci sono clienti vecchi da ricontattare, lo stato dei pagamenti ecc…
Chiaramente la soluzione non può essere occuparsi personalmente di tutto, il risultato sarebbe disastroso (almeno a lungo andare). Il gestionale che avete in uso dovrebbe darvi tutti questi dati in tempo reale, con una semplice ricerca. Voi o i vostri collaboratori dovreste avere sempre accesso a questo informazioni essenziali.
Se così non fosse significa che il gestionale che state utilizzando non va bene. Potrebbe non essere abbastanza performante, oppure potrebbe essere macchinoso da aggiornare, tanto da far desistere i collaboratori dall’utilizzarlo.

2- Alcuni dati importanti (storico clienti, magazzino, contatti…) sono affidati alla memoria vostra o dei vostri collaboratori.

Il titolare che si ricorda tutto, il collaboratore che ha visto nascere l’azienda e ne è la memoria storica, il commerciale che tiene a mente le vicende del rapporto con ogni singolo cliente… figure come queste in azienda sono importantissime e da valorizzare, ma le loro informazioni non possono rimanere registrate solo nella loro memoria. Ne va della sicurezza dell’Azienda e della loro serenità sul lavoro. Il gestionale è fatto anche per conservare le informazioni, la mente umana deve essere libera di pensare ed elaborare per dare il meglio, senza il timore di dimenticare dati importanti.

3- Le vostre risorse sono impegnate in mansioni ripetitive e di routine.

Sappiate che ogni attività ripetitiva è automatizzabile! Non è una questione che riguarda solo attività all’interno di catene complesse, vale anche per tante piccole attività quotidiane: la creazione di schede, l’inventario, il controllo anagrafiche, le scadenze, i contratti…
Se il vostro gestionale non vi aiuta in queste attività, significa che non è adatto alle vostre esigenze o che, anche in questo caso, ha una gestione troppo poco immediata per essere usato nella quotidianità.
Altro aspetto importante: automatizzare le attività non significa rendere superflua la presenza dei collaboratori, anzi. Se delle mansioni prettamente computazionali si occupa “la macchina”, i collaboratori possono dedicarsi ad operazioni di valore aggiunto: supervisione, interpretazione dei dati (che sono sempre corretti perché affidati al calcolatore), insomma dare tutti i vantaggi tipici dell’apporto umano.

4- Utilizzate diversi strumenti per attività correlate.

L’azienda è un sistema unico, funziona quando le varie parti possono comunicare, scambiandosi dati e informazioni. Se utilizzate diversi strumenti per la gestione dei vari settori, c’è qualcosa che non va. Amministrazione, magazzino, anagrafiche clienti, fornitori, visite commerciali… tutto deve essere all’interno di un unico sistema, solo così i dati possono essere veramente significativi e a vantaggio di tutti.
Se il vostro gestionale non vi consente di gestire tutto in un’unica piattaforma non va bene: è dispersivo e inefficace.

5- Non avete chiaro cosa significhi portare il digitale in azienda.

Infine, un altro campanello di allarme è non avere un’idea chiara dei vantaggi che vi può dare il digitale. Può essere che siate soddisfatti di come funzionano le cose in azienda e non sentiate l’esigenza di apportare migliorie. Questo però non dovrebbe impedirvi di sbirciare nel digitale per capire le nuove opportunità che vi sono. Anche se siete soddisfatti, parlate anche senza impegno con un esperto del settore, scoprirete che anche piccole implementazioni possono portare grandi vantaggi e aiutarvi a ottimizzare la vostra attività. Digitalizzare e automatizzare infatti, non significa solo acquistare macchinari sofisticati, sensori e robot, anche un software gestionale può fare una grande differenza.

Se vi siete riconosciuti anche in uno solo di questi punti, vi consigliamo di dedicare una riflessione al gestionale che state utilizzando. Dovrebbe essere il cuore della vostra attività, lo strumento che vi risolve i problemi e vi dà le risposte… se non è così pensateci, forse state disperdendo risorse che potreste utilizzare meglio per la vostra azienda.

Il gestionale del tuo settore

CSD Emilia da molti anni lavora al fianco di attività che operano nel campo della logistica e dei carrelli elevatori. Ne ha recepito giorno dopo giorno le necessità e ha realizzato un gestionale su misura, per affrontare le attività principali.

Il risultato di questo lavoro si chiama eService 4.0, gestionale ottimizzato sulle esigenze del settore, in grado di gestire tantissime attività.

Con eService 4.0 si possono ad esempio gestire contratti di noleggio e d’assistenza, gli scadenzari per la manutenzione, le riparazioni (in officina, in cantiere, dal cliente) comprese manodopera e ricambi. Consente di aprire le commesse in maniera tradizionale (telefono, fax, e-mail) e della chiamata di assistenza via web (via tablet) o anche “fotografica” tramite QR Code.

Con eService 4.0 è possibile triangolare la messaggistica e-mail durante il cambio di status nelle fasi di gestione della chiamata.

Vengono generati rapportini dei tecnici via Internet in tempo reale, viene monitorato l’andamento delle chiamate con evidenza dei solleciti per il tecnico coordinatore.
Tramite la matricola della macchina è possibile ricostruire lo storico degli interventi effettuati.
La reportistica per il cliente finale è consultabile via WEB; prefatture da commesse, rapportini, contratti, noleggi vengono generati automaticamente.
Il sistema inoltre è dotato di interfacciamenti automatici con altri sistemi di partner (TVH per i ricambi, tuttocarrellielevatori.it per la vendita dell’usato…).